Auditoria em Projetos com Recursos Externos: Um trabalho em ambiente certificado ISO 9001

Este material, e os que virão na sequência, origina-se de trabalho desenvolvido para a obtenção da Certificação ISO 9001:1994, pela então Coordenadoria de Auditoria de Operações de Crédito Internacionais (CAOCI), da qual fui seu gestor e o responsável pela elaboração dos procedimentos e registros com apoio de consultor contratado, especialista na aplicação da Norma ISO 9000. O foco foi o processo de auditoria conduzido pela CAOCI nos exames dos projetos de governo co-financiados com organismos multilaterais de fomento, tais como, o Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) e o Banco Internacional para Reconstrução e Desenvolvimento (BIRD ou Banco Mundial). O certificado foi obtido em 2000 e por 3 anos, com auditorias semestrais da BVQI, além das auditorias internas, foi mantido, fruto de um intenso trabalho de preparação, envolvendo a elaboração de procedimentos e registros voltados à prática da auditoria em projetos co-financiados, mas se este trabalho já foi grande, não menos o foi, o de sua manutenção. Destaque-se que, a grande vantagem da adoção dos requisitos normativos é o estabelecimento de um padrão que obriga a que todas as equipes de auditoria envolvidas no processo certificado sigam a mesma linha de ação, deixando de lado o arbítrio de cada coordenador de equipe. A Norma evoluiu (NBR ISO 9001:2008), houve alterações, sabemos disso. No entanto, este foi um trabalho que permite aos que se aventurarem no estabelecimento de um padrão com acreditação internacional terem um bom ponto de partida. Assim, para que não se perca, apesar da distância temporal, vou reproduzi-lo na íntegra, pelo menos este é o desejo. A desistência, findo os 3 anos de validade, quando então teríamos que migrar para a versão 2000, deu-se por problemas de natureza estrutural.

Os arquivos decorrentes do trabalho realizado estarão localizados ao final da aba Material para Auditoria.

Lembro que, o Caderno 02, post anterior, sintetiza parte dos conceitos, procedimentos e registros elaborados e, que, esta revisão envolverá a adequação de procedimentos e planos da qualidade, no que se refere, aos programas de auditoria, naquilo que for cabível, aos requisitos da NBC TA.
Por uma questão meramente estratégica, começaremos com os requisitos ligados diretamente ao processo auditorial, como, 4.3 (Análise Crítica de Contrato), 4.4 (Controle de Projeto),  4.7 (Controle de Produto Fornecido pelo Cliente), 4.9 (Controle de Processo) e 4.20 (Técnicas Estatísticas).

Caderno 02 - Auditoria Governamental: Uma visão prática do processo de auditoria

A ausência de modelos que evidenciem como realizar de forma prática o processo de auditoria, faz com que o procedimento quando implementado venha a ter importantes lacunas, o que acaba refletindo na qualidade final do trabalho.
O desenvolvimento dos trabalhos num ambiente sistematizado permite o aperfeiçoamento das atividades, pois quanto mais atualizados e integrados forem os instrumentos, maior será a sua eficácia e, em decorrência, melhor o nível do produto, ou seja, do relatório elaborado.
O estabelecimento de guias ou diretrizes, como instrumento para buscar a padronização na condução dos exames procedidos pelas diferentes equipes designadas, é fundamental, pois inibe o arbítrio na sua implementação, permitindo, assim, a homogeneização de ações.
Os trabalhos a serem executados deverão estar compatíveis com o nível de exigência requerido, caso contrário, poderá se encontrar resistências, decorrentes da complexidade dos exames a serem realizados, sob a alegação de que a aplicação demanda tempo e operacionalmente compromete os prazos fixados.
A complexidade do procedimento, quando empregado na sua totalidade, na forma do definido no nível de atuação avançado, é inquestionável, e de difícil compatibilidade com a realidade do dia a dia dos Tribunais, onde se necessita um procedimento ágil e dinâmico, adequado à maioria das demandas em termos de auditoria.
Objetivando suprir esta deficiência, estabeleceram-se 3 níveis de atuação, onde se procurou amoldar cada nível com as exigências em termos dos trabalhos a serem desenvolvidos, bem como das necessidades dos organismos de controle.
a) básico, o mais simples dos 3 níveis, considera a definição prévia das linhas de investigação da auditoria, a execução do processo auditorial dentro do prazo fixado, a realização dos trabalhos sem apoio externo e a revisão dos controles internos baseada nas linhas de investigação previamente definidas;
b) normal, o nível intermediário, considera a definição prévia das linhas de investigação da auditoria, a avaliação dos recursos disponíveis para a execução dos trabalhos, a possibilidade da obtenção de apoio externo, a avaliação da estrutura organizacional da entidade auditada e suas implicações, a possibilidade de alteração no prazo de entrega do relatório, entre outros;
c) avançado, o nível mais completo, ideal para ser aplicado em programas de governo, onde as linhas de investigação serão decorrentes da avaliação de controle interno efetuada na entidade auditada. É o recomendado para as auditorias em programas de governo co-financiados junto aos organismos multilaterais de fomento.
O estudo desenvolvido, em seus diferentes níveis, apresenta o processo como uma seqüência lógica de atividades, que possui por característica principal a inter-relação entre as suas diversas etapas, consistindo, portanto, num procedimento integrado. O resultado do trabalho está reunido neste manual, cujos objetivos, entre outros, a atingir são os seguintes:
a) facilitar a implementação dos trabalhos auditoriais;
b) fornecer os elementos necessários para subsidiar a aplicação prática do processo;
c) propiciar a realização de um trabalho com metodologia definida;
d) agilizar os procedimentos e rotinas, possibilitando a utilização criteriosa dos recursos disponíveis, para a maximização dos resultados.
Neste trabalho foram incorporados alguns conceitos referentes aos requisitos da norma ISO 9001/94, decorrentes da nossa experiência na implementação do processo para a obtenção da Certificação pela Coordenadoria de Auditoria de Operações de Crédito Internacionais – CAOCI.
Os assuntos abordados ao longo do estudo não devem ser considerados como esgotados. Ao contrário, dentro do processo de rápidas transformações, as atualizações e revisões contínuas são necessidades a serem perseguidas pelo profissional na busca do seu aprimoramento.
Da mesma forma, que o comentado no post referente ao Caderno 01 este estudo encontra-se localizado na aba MATERIAL PARA AUDITORIA, item Cadernos de Auditoria, e tem por objetivo compartilhar conhecimentos e experiências contribuindo para o aprimoramento profissional. Comentários e sugestões serão bem recebidos.

Auditoria em Recursos Externos: Um caso concreto de programas de auditoria e papéis de trabalho

As auditorias a serem realizadas em programas ou projetos governamentais co-financiados com recursos de origem externa (BID, Banco Mundial, etc.) devem observar os requisitos estabelecidos nos Termos de Referência, documento, portanto, de importância fundamental para o auditor.
Os documentos estabelecidos pelos organismos internacionais constituem-se em fonte de critério para o auditor e para a unidade gestora do projeto, ou seja, elemento de aferição ou parâmetro a ser utilizado para medir se as atividades desenvolvidas observaram as regras fixadas.
Desta maneira, constituem-se em subsídio de fundamental importância para a elaboração dos Programas de Auditoria e respectivos Papéis de Trabalho.
Assim, a aba Programas de Auditoria e Papéis de Trabalho apresentam modelos utilizados em casos concretos nas auditorias conduzidas com recursos do BID, antes da revisão ocorrida em 2010.

Caderno 01 - Auditoria Governamental: Uma visão integrada do processo aliada às normas da Intosai

A elaboração deste estudo, denominado Metodologia do Processo de Auditoria, é resultado da experiência adquirida no exercício das atividades profissionais no âmbito da então Coordenadoria de Auditoria de Operações de Crédito Internacionais (CAOCI), unidade do Tribunal de Contas do Estado do Paraná, que tinha competência exclusiva para realizar auditorias em recursos oriundos de organismos multilaterais de crédito (Banco Mundial, Banco Interamericano de Desenvolvimento, etc.) tomados pelo Executivo ou municípios paranaense.
O início das atividades foi de muito aprendizado e empenho para compreender na época uma matéria estranha às atividades até então exercidas. A busca do conhecimento promoveu um esforço pessoal de melhoria contínua nos procedimentos utilizados, assim, este material foi sendo aperfeiçoado ao longo dos anos até chegar ao formato apresentado e que integrou, em versão anterior, juntamente com outros, o Manual Nacional de Auditoria Governamental, coordenado pelo professor Aldemir Amaury Széliga, com quem tive o privilégio de dividir sua autoria, servidor aposentado do Tribunal de Contas do Estado do Paraná, a quem presto minhas homenagens.
O desenvolvimento do processo auditorial foi evoluindo partindo de uma abordagem inicial baseada em programas de auditoria e papéis de trabalho, elaborados ainda de forma simples, e assim teria que ser, pois todos estavam em fase de aprendizagem, para atingir o ponto máximo que foi a implementação do processo auditorial com acreditação na norma ISO 9001, versão 1994, no ano de 2000, que tive o privilégio de conduzir. Esta certificação permitiu a atuação das equipes de auditoria segundo um padrão estabelecido e de reconhecimento internacional.
A visualização gráfica do processo auditorial constante ao final deste estudo se deve à formação profissional deste autor, na área de engenharia, tendo sido reforçada quando do gerenciamento da equipe que adequou o processo de auditoria aos requisitos da Norma ISO 9001.
Este material renovado, acredito, oferece um diferencial em relação aos demais que tratam da auditoria, ou seja, a visão integrada do processo, quando o que se verifica é uma apresentação segmentada do processo sem um encadeamento lógico de suas diferentes fases ou etapas.
As ISSAIs elaboradas pela INTOSAI procuraram, dentro do possível, situar os diversos momentos do processo auditorial frente às suas normas de auditoria.
Assim, o objetivo fundamental do estudo localizado na aba MATERIAL PARA AUDITORIA, item Cadernos de Auditoria, é compartilhar conhecimentos e experiências contribuindo para o aprimoramento profissional. Comentários e sugestões serão bem recebidos.

Grupo Participará da Convergência entre Normas de Auditoria Governamental (NAGs) e as Normas da INTOSAI (ISSAIs)

O Grupo de Normas de Auditoria Governamental (GNA/PROMO­EX) participará do processo de conver­gência entre as Normas de Auditoria Governamental (NAGs) e as Normas Internacionais de Auditoria da INTOSAI (ISSAIs). O estudo será possível graças à formalização de um con­vênio entre o Instituto Rui Barbosa (IRB) e o Conselho Federal de Contabilidade (CFC).

No papel de represen­tante oficial no Brasil da International Federation of Accountants (IFAC), o CFC conseguiu junto à International Standards of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) a chancela para traduzir as ISSAIs, em seu nível quatro, para o português. Assim, muito em bre­ve, o CFC, no âmbito de suas atribuições legais, emitirá resoluções aprovando as Normas de Auditoria Contábil – Setor Público, observando-se as recomenda­ções da INTOSAI.

Segundo o coordenador do GNA/ PROMOEX, Inaldo Paixão, “após adivulgação dessas normas, pratica­mente todo o arcabouço normativo da INTOSAI estará disponível em portu­guês, possibilitando a desejada con­vergência”.

“A convergência entre as NAGs e as ISSAIs será um grande avanço para o Controle Público, pois o Sistema de Con­trole Externo Brasileiro, assim, observará os 4 níveis das normas auditoriais da IN­TOSAI”, afirma o coordenador. “Agora, cabe ao Tribunal de Contas da União, re­presentante do Brasil junto à INTOSAI, participar mais ativamente na condução desse processo”, completou.

Adoção das NAGs

Lançadas no fim de 2011, após um processo participativo, as Normas de Auditoria Governa­mental (NAGs) já foram adotadas por decisão plenária nos Tribunais de Contas do Estado da Bahia, do Tocantins e do Distrito Federal. No Es­pírito Santo, sua adoção já está prevista no plano estratégico. Estão prestes a adotá-las os Tribunais dos Estados do Rio Gran­de do Sul, Pernambuco e o Tribunal de Contas dos Municípios da Bahia.

“Se nós analisarmos o contexto dos Tribunais de Contas e a complexidade do tema, podemos dizer que a velocidade da adoção está acima da prevista. Mas o IRB e a ATRICON devem fazer uma verdadeira profis­são de fé e conseguir a adesão do nú­mero máximo de Tribunais até o fim do ano”, comenta o coordenador do GNA/PROMOEX.

Fonte: Informativo PROMOEX, abril/2012, p. 3.

Auditoria em Recursos Externos: O que solicitar?

O servidor que irá realizar a primeira auditoria em programas/ações de governo co-financiados com recursos de organismos multilaterais de fomento poderá se deparar com a seguinte questão: O que solicitar?
A solicitação de qualquer documentação deverá ser direcionada à Unidade de Coordenação do Programa (UCP), unidade de caráter temporária criada com a finalidade de gerenciar as ações envolvidas com a execução dos Programas. Os documentos a serem solicitados poderão ser, no caso do BID:
a) correspondências encaminhadas e recebidas.
b) Ajudas Memória das reuniões havidas entre a Coordenação do Programa e o Banco.
c) LMS1 (Executive Financial Summary) e LMS10 (Loan Transaction List).
d) Confirmação junto ao Banco do saldo do empréstimo e dos desembolsos efetuados.
e) Comunicações do Banco sobre os débitos da Conta Empréstimo a título de pagamento da Comissão de Inspeção e Supervisão ou a outros pagamentos efetuados.
f) Plano Operativo Anual.
g) Relatório Semestral de Progresso.
h) Plano Anual de Manutenção de obras concluídas.
i) Base de Dados relativa aos investimentos realizados.
j) Relação das licitações e contratos efetuados.
k) Extrato da Conta Especial do Banco do Brasil.
l) Contratos de Câmbio dos ingressos na Conta Especial.
m) Base de Dados relativa aos investimentos realizados no âmbito do Programa.
n) Demonstração de Recursos Recebidos e Desembolsos Efetuados.
o) Demonstração de Investimentos Acumulados.
p) Demonstrativo do Fundo Rotativo – relatório semestral.
q) Notas Explicativas e Informações Financeiras Complementares, incluindo a conciliação dos registros contábeis e financeiros do Projeto com as informações do Banco (LMS 1) e a conciliação do Fundo Rotativo.
r) Demonstração das Solicitações de Desembolso.
s) Confirmação junto ao Banco do saldo do empréstimo e dos desembolsos efetuados.
t) Demonstrativo de Ingressos e Liberações.

Os documentos a serem solicitados poderão variar de acordo com as exigências do Banco consignadas nos Documentos orientativos sobre a execução do Programa.

Auditoria em Recursos Externos: A independência da auditoria e as deliberações do plenário dos órgãos de controle

Os organismos multilaterais de fomento tem grande preocupação quanto à independência da equipe de auditoria, pois receiam que o trabalho dos auditores possam sofrer influências que o comprometam.
Neste sentido, o órgão de controle credenciado para realização de auditorias para estes organismos, compromete-se,  quando do aceite, a garantir a independência da unidade técnica e da equipe na realização de seus trabalhos, inclusive quando da apreciação do relatório de auditoria pelo plenário.
O relatório é apreciado pelo plenário do órgão de controle para conhecimento e aprovação de encaminhamento, o que não significa que irregularidades eventualmente apontadas deixam de ser apreciadas em outras instâncias pelo órgão de controle.