A solicitação de qualquer documentação deverá ser direcionada à Unidade de Coordenação do Programa (UCP), unidade de caráter temporária criada com a finalidade de gerenciar as ações envolvidas com a execução dos Programas. Os documentos a serem solicitados poderão ser, no caso do BID:
a) correspondências encaminhadas e recebidas.
b) Ajudas Memória das reuniões havidas entre a Coordenação do Programa e o Banco.
c) LMS1 (Executive Financial Summary) e LMS10 (Loan Transaction List).
d) Confirmação junto ao Banco do saldo do empréstimo e dos desembolsos efetuados.
e) Comunicações do Banco sobre os débitos da Conta Empréstimo a título de pagamento da Comissão de Inspeção e Supervisão ou a outros pagamentos efetuados.
f) Plano Operativo Anual.
g) Relatório Semestral de Progresso.
h) Plano Anual de Manutenção de obras concluídas.
i) Base de Dados relativa aos investimentos realizados.
j) Relação das licitações e contratos efetuados.
k) Extrato da Conta Especial do Banco do Brasil.
l) Contratos de Câmbio dos ingressos na Conta Especial.
m) Base de Dados relativa aos investimentos realizados no âmbito do Programa.
n) Demonstração de Recursos Recebidos e Desembolsos Efetuados.
o) Demonstração de Investimentos Acumulados.
p) Demonstrativo do Fundo Rotativo – relatório semestral.
q) Notas Explicativas e Informações Financeiras Complementares, incluindo a conciliação dos registros contábeis e financeiros do Projeto com as informações do Banco (LMS 1) e a conciliação do Fundo Rotativo.
r) Demonstração das Solicitações de Desembolso.
s) Confirmação junto ao Banco do saldo do empréstimo e dos desembolsos efetuados.
t) Demonstrativo de Ingressos e Liberações.
Os documentos a serem solicitados poderão variar de acordo com as exigências do Banco consignadas nos Documentos orientativos sobre a execução do Programa.