Preliminarmente, o Órgão de Controle deverá distribuir à unidade competente para proceder à avaliação de sua capacidade técnica em realizar o trabalho solicitado.
Esta análise deverá estar respalda, no mínimo, nos seguintes documentos:
a) minuta do Contrato de Empréstimo;
b) Documento de Avaliação do Projeto (PAD) ou a Carta Consulta;c) Termo de Referência (TdR ou TOR, em inglês) para auditoria.
Importante, destacar, que alguns pontos destes documentos nos auxiliarão na decisão quanto à viabilidade de execução dos trabalhos, quais sejam:
a) na minuta do Contrato de Empréstimo busca-se o prazo de entrega do Relatório de Auditoria, que para o BID geralmente está fixado em 30/04 e no caso do Banco Mundial, 30/06;
b) no Documento de Avaliação do Projeto persegue-se o conhecimento do projeto a ser implementado;
c) no Termo de Referência para a Auditoria verifica-se a capacidade técnica do Órgão de Controle em atender às exigências do organismo financeiro.
Assim, caso o Órgão de Controle opte pela realização das auditorias segundo os requisitos dos organismos financeiros, deverá considerar, ainda, no mínimo o seguinte:
a) formação de equipe multidisciplinar, sendo integrada, por pelo menos, um contador, um advogado e um engenheiro, tendo em vista que, normalmente, estes empréstimos envolvem a execução de obras, além de, pessoal para apoio à equipe;
b) capacidade para atendimento ao estabelecido prazo para encaminhamento dos relatórios de auditoria;
c) em caso de falta de experiência neste tipo de trabalho, obtenção de treinamento ou assessoria de outro Órgão de Controle que já tenha experiência em trabalhos similares;
d) conhecimento da metodologia do processo de auditoria governamental e de suas ferramentas;
e) disponibilização de recursos (logístico, financeiro e material) para a execução dos trabalhos;
f) dedicação da equipe aos trabalhos por 4 a 6 meses, nos casos do BID e BIRD, respectivamente.
Importante que o Órgão de Controle tenha pacificado entre seus membros o entendimento de que as licitações podem ser realizadas segundo as regras fixadas pelo organismo internacional, pois, necessariamente, se constituirão em fontes de critérios para o exame dos procedimentos licitatórios levados a efeito.
A materialização do aceite por parte do Órgão de Controle se dá por meio da Carta de Responsabilidade da Administração.